Informacja o zduplikowanej publikacji w zgłoszonym lub opublikowanym artykule
Działania Redaktora:
1. Gromadzi pełną dokumentację z materiałem dowodowym.
2. W przypadku znacznego zakresu powtórzeń:
a) Informuje autora o zgłoszonych podejrzeniach, załączając do korespondencji podpisane przez autora oświadczenie, zawierające stwierdzenie, że zgłoszona praca nie była nigdzie opublikowana.
b) Jeżeli wyjaśnienie autora nie jest wystarczające lub przyznaje się on do winy, informuje go pisemnie o odrzuceniu publikacji i ewentualnych konsekwencjach.
c) Jeżeli publikacja została już opublikowana, informuje autora pisemnie o możliwości opublikowania oświadczenia o powtórzeniu publikacji lub jej wycofaniu. Ponadto informuje o powtórzeniach redaktora drugiego czasopisma.
d) Jeżeli wyjaśnienie autora jest wystarczające, pisemnie informuje autora o stanowisku i wskazuje wzorcowe zachowanie w przyszłości.
e) Jeżeli autor nie odpowiada na zarzuty, kontaktuje się z innymi autorami. Jeżeli nie ma takiej możliwości lub publikacja nie ma współautorów, sprawę formalnie przekazuje przełożonemu instytucji autora. Jeżeli to również okazało się bezskuteczne, próbę kontaktu ponawia, co 3-6 miesięcy.
3. W przypadku niewielkiego zakresu powtórzeń kontaktuje się z autorem i wyjaśnia stanowisko czasopisma wskazując, iż prace wtórne muszą odwoływać się do oryginału, co też autor zobowiązany jest uczynić.
4. W przypadku braku znaczącego zakresu powtórzeń informuje recenzentów o podjętej decyzji i kontynuuje proces recenzowania.
5. Na bieżąco informuje osoby, które ujawniły powtórzenia, o podjętych działaniach i ich wynikach.
Informacja o podejrzeniu o plagiat
Działania Redaktora:
1. Gromadzi pełną dokumentację z materiałem dowodowym.
2. W przypadku wykorzystania dużych fragmentów tekstu i/lub danych bez uznania autorstwa:
a) Informuje pisemnie autora o podejrzeniu, załączając do korespondencji materiał dowodowy o plagiacie oraz podpisane przez autora oświadczenie, zawierające stwierdzenie, że zgłoszona praca jest oryginalna i jest jego własnością.
b) W przypadku braku wystarczającego wyjaśnienia lub przyznania się do winy autora, informuje pisemnie autora o odrzuceniu publikacji, wyjaśnia stanowisko czasopisma oraz informuje o podjętych działaniach i ich wynikach jego przełożonych.
c) W przypadku wystarczających wyjaśnień, pisemnie informuje autora o odrzuceniu publikacji lub wymaganej rewizji oraz przedstawia stanowisko czasopisma, wskazując jednocześnie wzorcowe zachowanie w przyszłości.
d) W przypadku braku odpowiedzi autora na zarzuty, kontaktuje się z współautorami. Jeżeli nie ma takiej możliwości lub publikacja nie ma współautorów, sprawę formalnie przekazuje przełożonemu instytucji autora.
3. W przypadku niewielkiego stopnia skopiowania (krótkie frazy) bez błędnego przypisania autorstwa:
a) kontaktuje się z autorem i wyjaśnia stanowisko czasopisma wskazując, iż konieczne jest przeformułowanie skopiowanych fraz lub ujęcie ich w cudzysłów z odsyłaczami.
b) Po wykonaniu tych czynności, proces recenzowania ulega wznowieniu.
4. Na bieżąco informuje osoby poszkodowane oraz osoby, które ujawniły nieprawidłowości, o podjętych działaniach i ich wynikach.
Informacja o podejrzeniu sfabrykowania danych w artykule
Działania Redaktora:
1. Gromadzi pełną dokumentację z materiałem dowodowym.
2. Zobowiązany jest upewnić się, czy podejrzenie jest uzasadnione, prosząc innego recenzenta o opinię.
3. Kontaktuje się z autorem, aby wyjaśnić sprawę.
4. W przypadku braku wystarczającego wyjaśnienia autora lub przyznania się przez niego do winy, informuje pisemnie o tym fakcie wszystkich autorów oraz sprawę przekazuje instytucji nadzorującej pracę autora i prosi o zbadanie sprawy.
5. W przypadku wyjaśnienia okoliczności sprawy na korzyść autora, zostaje on oczyszczony z zarzutów i przeproszony. Następnie informuje recenzenta/czytelnika i kontynuuje proces recenzowania.
6. W przypadku braku odpowiedzi autora na zarzuty, kontaktuje się ze współautorami. Jeżeli nie ma takiej możliwości lub publikacja nie ma współautorów, informuje instytucję autora i prosi o formalne przekazanie sprawy przełożonemu instytucji autora lub instytucji nadzorującej prace autora. Jeżeli to również jest bezskuteczne, bezpośrednio kontaktuje się z instytucją nadzorującą i prosi o zbadanie sprawy. W zależności od ustaleń instytucji nadzorującej, postępuje według zapisów pkt 6 lub 7.
7. Jeżeli wina zostanie dowiedziona, odrzuca artykuł, a w przypadku, gdy publikacja została opublikowana, publikuje notę o jej wycofaniu.
Informacja o dodaniu/usunięciu autora przed lub po opublikowaniu artykułu
Działania Redaktora:
1. Wyjaśnia powód zmian autorstwa, a następnie sprawdza, czy wszyscy autorzy wyrażają zgodę na dodanie/usunięcie autora.
2. Jeżeli wszyscy autorzy wyrażają zgodę na dodanie nowego autora przed opublikowaniem - wypełnia on deklarację autorstwa. Jeżeli dotyczy to sytuacji po opublikowaniu, a zgodę wyraża także autor usuwany – redaktor publikuje korektę.
3. Jeżeli autorzy podejrzewają nieuczciwe działania – patrz algorytm dot. podejrzenia o plagiat lub sfabrykowanie danych.
4. Informuje autora podejrzewanego o nieuczciwe działania, że może on za jego pośrednictwem, w formie listu, udzielić odpowiedzi na zarzuty pozostałych autorów, którzy mogą odpowiedzieć na list. Jeżeli przyczyni się to do wyjaśnienia sprawy, za zgodą autorów, redaktor może opublikować te listy.
5. Jeżeli autorzy nie wyrażają zgody na dodanie lub usunięcie autora, do czasu rozstrzygnięcia kwestii autorstwa przez wszystkich autorów, wstrzymuje recenzowanie/publikowanie tekstu, a w przypadku publikacji już wydanej – wstrzymuje publikuję korekty.
6. Zarówno w przypadku dodania, jak i usunięcia autora, dokonuje odpowiednich wpisów w dokumentacji publikacji, wykazując zmieniony stan rzeczywisty.
7. Jeżeli autor sprzeciwia się decyzji dotyczącej jego wykluczenia, informuje go o prawie zwrócenia się do współautorów lub ich instytucji, celem wyjaśnienia sprawy.
Informacja o podejrzeniu o autorstwo widmo, gościnne lub grzecznościowe
Autor-widmo - osoba pominięta na liście autorów, mimo że kwalifikowała się do autorstwa, np. statystyk.
Autor gościnny lub grzecznościowy – osoba wymieniona, jako autor, pomimo iż nie spełnia kryteriów autorstwa, tj. dopisywanie osób do publikacji w zamian za bycie dopisanym do ich publikacji.
Działania Redaktora:
1. Zwraca się do autora korespondencyjnego z prośbą o oświadczenie, że wszyscy autorzy spełniają kryteria autorstwa i żaden nie został pominięty oraz o informacje na temat udziału i ról poszczególnych osób.
2. W przypadku ustalenia, iż na liście autorów brakuje określonej osoby, mimo że kwalifikowała się do autorstwa, zwraca się z prośbą o pisemną zgodę wszystkich autorów na zmiany w autorstwie. Ponadto przypomina o polityce czasopisma dot. autorstwa.
3. W przypadku ujawnienia, że dany autor nie spełnia kryteriów autorstwa, usuwa taką osoby z listy i zwraca się z prośbą o pisemną zgodę wszystkich autorów na zmiany w autorstwie. Ponadto przypomina o polityce czasopisma dot. autorstwa.
4. W przypadku ponownych podejrzeń w stosunku do tych samych autorów, informuje o tym fakcie osoby odpowiedzialne za nadzór nad badaniami i/lub autorami.
Informacja o podejrzeniu konfliktu interesów w zgłoszonym lub opublikowanym artykule
Działania Redaktora:
1. Zwraca się do autorów o dostarczenie odpowiedniej dokumentacji np. kopii dokumentów świadomej zgody.
2. Jeżeli autorzy zaprzeczają wyjaśnia, na czym polega konflikt interesów, przedstawia politykę wydawnictwa/czasopisma oraz odbiera od autorów oświadczenia o wszystkich konfliktach interesów, jeżeli nie zostały wcześniej uzyskane.
3. W przypadku, gdy podejrzenie dotyczy zgłoszonego artykułu, do czasu rozpatrzenia sprawy, wstrzymuje proces recenzowania, o czym informuje autora.
4. Następnie przekazuje sprawę instytucji autora lub osobie odpowiedzialnej za nadzór nad badaniami w tej instytucji.
5. Jeżeli w ciągu 6 miesięcy nie uzyska wyjaśnień, sprawę zgłasza do właściwej komisji etycznej.
6. Informuje recenzenta/czytelnika o przekazaniu sprawy do wskazanych wyżej władz oraz o ich decyzjach.
Informacja o podejrzeniu przywłaszczenia przez recenzenta pomysłu lub danych autora
Działania Redaktora:
1. Gromadzi materiał dowodowy od autora oraz z innych źródeł.
2. Jeżeli uzna zarzuty za uzasadnione, pisemnie informuje o sprawie recenzenta i prosi o wyjaśnienie.
3. Jeżeli wyjaśnienie nie jest satysfakcjonujące lub recenzent nie odpowiada na zarzuty, informuje o sprawie instytucję recenzenta i prosi o wyjaśnienie sprawy.
4. W przypadku uznania recenzenta za winnego, usuwa recenzenta z bazy recenzentów.
5. Na bieżąco informuje autora o podejmowanych działaniach.